Universitatea Ovidius din Constanţa

 

Procesul de achizitie publica reprezinta o succesiune de etape, dupa parcurgerea carora se obtine produsul, serviciul sau lucrarea, ca urmare a atribuirii unui contract de achizitie publica. Conform prevederilor OUG 34/2006 privind atribuirea contractelor de achizitie publica, a contractelor de concesiune de lucrari publice si a contractelor de concesiune de servicii, HG 925/2006 privind normele de aplicarea a OUG 34, a Legii 337/2006 privind modificarea si aporbarea OUG 34/2006 si a OUG 94/2007, se vor parcurge mai multe etape conform celor descrise in continuare: 1. PROGRAMUL ANUAL AL ACHIZITIILOR PUBLICE

Programul anual al achizitiilor publice este documentul care contine contractele de achizitie publica si acordurile cadru ce se intentioneaza a fi atribuite sau incheiate pe parcursul unui an bugetar.

Autoritatea contractanta are obligatia de a elabora si aproba programul achizitiilor publice in fiecare an, intr-o prima forma in decursul ultimului trimestru al anului precedent.

La elaborarea programului se va tine cont de :

• necesitatile obiective de produse, de servicii si de lucrari;
• gradul de prioritate al necesitatilor;
• anticiparile cu privire la fondurile ce urmeaza a fi alocate prin bugetul anual;
• contractele de achizitie publica aflate in derulare.

Programul anual al achizitiilor publice se intocmeste conform Formularului nr. 2 din Ordinul 155/2006 Ghidul pentru atribuirea contractelor de achizitie publica.

Programul anual al achizitiilor publice se aproba de catre autoritatea contractanta prin reprezentantul sau legal, cu avizul prealabil al compartimentului financiar-contabil.

Autoritatea contractanta are dreptul de a opera modificari ulterioare în programul anual al achizitiilor publice, modificari care se aproba in aceleasi conditii ca si programul initial. În cazul în care modificarile respective au ca scop acoperirea unor necesitati ce nu au fost cuprinse initial în programul anual al achizitiilor publice, introducerea acestora în program este conditionata de asigurarea surselor de finantare.

Autoritatea contractanta are obligatia de a atribui contractul de achizitie publica prin aplicarea uneia dintre urmatoarele proceduri:

a. cumparare directa

b. cerere de oferta

c. licitatie publica deschisa (cu sau fara preselectie)

d. licitatie publica restransa

e. dialog competitiv

f. negocierea ( cu sau fara publicare prealabila a anuntului de participare)

Produsele, serviciile si lucrarile care fac obiectul contractelor de achizitie publica se pun in corespondenta cu sistemul de grupare si codificare utilizat in Vocabularul comun al achizitiilor publice (CPV).

2. PROCEDURILE DE ATRIBUIRE A CONTRACTELOR DE ACHIZITIE PUBLICA

A. CUMPARAREA DIRECTA

Autoritatea contractanta va avea dreptul sa achizitioneze direct produse, servicii sau lucrari, in masura in care valoarea achizitiei este egala sau mai mica decat echivalentul in lei fara TVA a:

• 15.000 EURO pentru fie care achizitie de produse, servicii sau lucrari .

Se aplica pentru achizitiile de produse, servicii si lucrari la care valoare (fara TVA), cumulata pe parcursul unui an pentru un cod CPV, nu depaseste echivalentul in lei a 15.000 EURO.

Cumpararea directa se realizeaza pe baza de document justificativ care se constituie a fi baza legala pentru plata. (ex. : factura fiscala).

B. CEREREA DE OFERTA

Autoritatea contractanta va avea dreptul de a aplica procedura de cerere de oferte numai in cazul in care valoarea estimata, fara TVA, cumulata pe parcursul unui an pentru un cod CPV, este egala sau mai mica decat echivalentul in lei al urmatoarelor praguri:

• pentru contractul de furmizare - 100.000 EURO
• pentru contractul de servicii - 100.000 EURO
• pentru contractul de lucrari - 750.000 EURO

Cererea de oferta se initiaza prin publicarea, in SEAP, a unei invitatii de participare.

C. LICITATIA PUBLICA DESCHISA

Licitatia deschisa reprezinta procedura de atribuire a contractului de achizitie publica la care orice operator econimic interesat are dreptul de a depune oferta.

Autoritatea contractanta va avea dreptul de a aplica procedura de licitatie deschisa numai in cazul in care valoarea estimata, fara TVA, cumulata pe parcursul unui an pentru un cod CPV, este mai mare decat echivalentul in lei al urmatoarelor praguri:

• pentru contractul de furmizare - 100.000 EURO
• pentru contractul de servicii - 100.000 EURO
• pentru contractul de lucrari - 750.000 EURO

D. LICITATIE PUBLICA RESTRANSA

Licitatia publica restransa reprezinta procedura la care orice operator econimic interesat are dreptul de a-si depune candidatura, urmand ca numai candidatii selectati sa aiba dreptul de a depune oferta.

Licitatia publica restransa se desfasoara, de regula, in doua etape:

• etapa de selectare a candidatilor
• etapa de evaluare a ofertelor depuse de candidati

E. DIALOG COMPETITIV

Dialogul competitiv reprezinta procedura la care orice operator economic are dreptul de a-si depune candidatura si prin care autoritatea contractanta conduce un dialog cu candidatii admisi, in scopul identificarii uneia sau mai multor solutii apte sa raspunda necesitatilor sale, urmand ca, pe baza solutiei/solutiilor identificate, candidatii selectati sa elaboreze oferta finala.

Se aplica doar atunci cand sunt indeplinite cumulativ conditiile :

- contractul in cauza este considerat « a fi de complexitate deosebita »;

- aplicarea procedurii de licitatie deschisa sau restransa nu ar permite atribuirea contractului de achizitie publica in cauza, respectiv nu se poate elabora cu precizie.

F. NEGOCIERE

Negocierea reprezinta procedura prin care autoritatea contractanta deruleaza consultari cu candidatii selectati si negociaza clauzele contractuale, inclusiv pretul, cu unul sau mai multi dintre acestia.

Negocierea poate fi:

- negociere cu publicarea prealabila a unui anunt de participare;

- negociere fara publicarea prealabila a unui anunt de participare

Negociere cu publicarea prealabila a unui anunt de participare

Procedura se desfasoara, de regula, in doua etape:

- etapa de selectare a candidatilor

- etapa de evaluare a ofertelor depuse de candidatii selectati

Se initiaza prin transmiterea spre publicare a unui anunt de participare prin care se solicita operatorilor economici depunerea de candidaturi.

Se aplica atunci când:

1. În urma aplicarii licitatiei deschise, licitatiei restrânse sau a dialogului competitiv nu a fost depusa nici o oferta sau au fost depuse numai oferte inacceptabile ori neconforme

2. În situatii exceptionale, temeinic motivate, atunci când natura lucrarilor/produselor/serviciilor sau riscurile implicate de executarea/livrarea/prestarea acestora, nu permit o estimare initiala globala a pretului viitorului contract de achizitie publica;

3. Atunci când serviciile care urmeaza sa fie achizitionate, îndeosebi serviciile financiare, asa cum sunt acestea prevazute în categoria 6 din anexa nr. 2A sau serviciile intelectuale, cum ar fi cele care implica proiectarea lucrarilor sunt de asa natura încat caietul de sarcini nu poate fi elaborat cu precizia pe care o impune atribuirea unui contract de achizitie publica prin aplicarea licitattei deschise sau licitatiei restrânse;

4. Atunci când lucrarile ce urmeaza a fi executate sunt necesare exclusiv în scopul cercetarii stiintifice, experimentarii sau dezvoltarii tehnologice, ss numai daca acestea nu se realizeaza pentru obtinerea unui profit si nici nu urmaresc acoperirea costurilor aferente.

Negociere fara publicarea prealabila a unui anunt de participare

Se aplica atunci când:

1. Din motive tehnice, artistice sau pentru motive legate de protectia unor drepturi de exclusivitate, contractul de achizitie publica poate fi atribuit numai unui anumit operator economic;

2. Ca o masura strict necesara, atunci când perioadele de aplicare a licitatiei deschise, a licitatiei restrânse sau a negocierii cu publicarea prealabila a unui anunt de participare nu pot fi respectate din motive de extrema urgenta determinate de evenimente imprevizibile si care nu se datoreaza sub nici o forma unei actiuni sau inactiuni a autoritatii contractante.

3. Produsele ce urmeaza a fi livrate sunt fabricate exclusiv în scopul cercetarii stiintifice, experimentarii, studiilor sau dezvoltarii tehnologice, si numai daca acestea nu se realizeaza pentru obtinerea unui profit si nici nu urmaresc acoperirea costurilor aferente;

4. Este necesara achizitionarea, de la furnizorul initial, a unor cantitati suplimentare de produse destinate înlocuirii partiale sau extinderii echipamentelor/instalatiilor livrate anterior, si numai daca schimbarea furnizorului initial ar pune autoritatea contractanta în situatia de a achizitiona produse care, datorita caracteristicilor tehnice diferite de cele deja existente, determina incompatibilitati sau dificultati tehnice sporite de operare si întretinere.

5. Produsele sunt cotate la bursa de marfuri, iar achizitia acestora se realizeaza prin operatiuni pe piata de disponibil;

6. Produsele pot fi achizitionate în conditii deosebit de avantajoase de la un operator economic care îsi lichideaza definitiv afacerile, de la un administrator judiciar care administreaza afacerile unui operator economic în stare de faliment sau lichidare, printr-un aranjament cu creditorii unui operator economic în stare de faliment sau lichidare ori printr-o alta procedura similara cu cele anterioare, reglementata prin lege;

7. Ca urmare a unui concurs de solutii, contractul de servicii trebuie sa fie atribuit, conform regulilor stabilite initial, concurentului castigator sau unuia dintre concurentii castigatori ai concursului respectiv, în acest din urma caz, autoritatea contractanta având obligatia de a transmite invitatie la negocieri tuturor concurentilor câstigatori;

8. Este necesara achizitionarea unor lucrari sau servicii suplimentare sau aditionale, care nu au fost incluse în contractul initial, dar care, datorita unor circumstante neprevazute au devenit necesare pentru îndeplinirea contractului în cauza, si numai daca se respecta, în mod cumulativ, urmatoarele conditii:

- atribuirea sa fie facuta contractantului initial;

- lucrarile sau serviciile suplimentare/aditionale nu pot fi, din punct de vedere tehnic si economic, separate de contractul initial fara aparitia unor inconveniente majore pentru autoritatea contractanta sau, desi separabile de contractul initial sunt strict necesare în vederea îndeplinirii acestuia;

- valoarea cumulata a contractelor atribuite pentru lucrari si servicii suplimentare/aditionale nu depaseste 50% din valoarea contractului initial;

9. Ulterior atribuirii unui contract de lucrari sau de servicii, autoritatea contractanta îsi propune sa achizitioneze noi lucrari, respectiv noi servicii, care sunt similare lucrarilor sau serviciilor achizitionate prin atribuirea contractului initial si numai daca se respecta, în mod cumulativ, urmatoarele conditii:

- atribuirea se face contractantului initial iar noile lucrari, respectiv noile servicii, constau în repetarea unor lucrari sau servicii similare celor prevazute în contractul atribuit initial si sunt conforme cu cerintele prevazute în caietul de sarcini elaborat cu ocazia atribuirii respectivului contract;

- contractul de lucrari/servicii initial a fost atribuit prin procedura de licitatie deschisa sau restrânsa;

- valoarea estimata a contractului inital de lucrari/servicii s-a determinat prin luarea în considerare inclusiv a lucrarilor/serviciilor similare care pot fi achizitionate ulterior;

- în anuntul de participare la procedura aplicata pentru atribuirea contractului initial s-a precizat faptul ca autoritatea contractanta are dreptul de a opta pentru achizitionarea ulterioara de noi lucrari similare, respectiv noi servicii similare, de la operatorul economic a carui oferta va fi declarata câstigatoare în cadrul procedurii respective;

- autoritatea contractanta are dreptul de a aplica aceasta procedura într-un interval care nu poate depasi 3 ani de la atribuirea contractului initial.

3. CALENDARUL ACHIZITIEI (PRODUSE SI SERVICII)

Calendarul achizitiei cuprinde urmatoarele etape:

• prezentarea si inregistrarea la Directia General Administrativa a unui referat de necesitate si oportunitate semnat de catre: solicitant, administratorul facultatii, decanul facultatii si va fi aprobat de catre Rector, Director General Administrativ si Contabil Sef.
• intocmirea specificatiei tehnice de catre specialistii solicitanti si depunerea la Directia General Administrativa, in vederea elaborarii de catre aceasta a documentatiei pentru intocmirea si prezentarea ofertei.
• conducerea Universitatii va numi prin decizie componenta COMISIEI DE EVALUARE a ofertelor si adjudecarea acestora, care trebuie sa aiba minim urmatoarea componenta:
  • Presedinte - persoana responsabila cu atribuirea contractului
  • Reprezentant(ti) al (ai) compartimentului intern specializat
  • Persoana responsabila pentru atribuirea contractului are dreptul de a propune conducerii autoritatii contractante cooptarea in cadrul comisiei de evaluare a unor experti din cadrul altor compartimente ale autoritatii contractante sau a unor experti externi
• documentatia de atribuire cuprinde :

• fisa de date a achizitiei
• caietul de sarcini
• formulare
• model contract achizitii

Documentatia de atribuire trebuie sa fie clara, completa si fara echivoc. Documentatia de atribuire este intocmita de catre beneficiarul achizitiei, in functie de complexitatea si cerintele achizitiei astfel:

• Fisa de date a achizitiei se va completa in conformitate cu formularul tipizat
• Caietul de sarcini: reprezinta descrierea obiectiva a produselor/ serviciilor necesare autoritatii contractante. Va contine in mod obligatoriu specificatii tehnice, in general acele, prescriptii, caracteristici tehnice, cu ajutorul carora sunt descrise produsele/ serviciile, ce urmeaza a fi achizitionate.
• Formulare: documentatia de atribuire trebuie sa cuprinde urmatoarele formulare: Fisa de date a achizitiei, formularul de oferta, fromulare privind declaratiile
• Modelul de contract: contine clauze contractuale obligatorii si clauze contractuale specifice.

- invitatia de participare: cererea de oferta se initiaza prin publicare, in SEAP, a unei invitatii de participare la procedura de atribuire. Se transmite de catre Serviciul Tehnic.

Inainte de transmiterea invitatiei in SEAP, documentatia de atribuire va fi verificata de catre Serviciul Tehnic si aprobata de catre ordonatorul de credite.

In cazul licitatie publice deschise anuntul de participare publicat, impreuna cu fisa de prezentare se transmit la U.C.V.A.P.

• ofertele depuse de operatorii economici - ofertele se depun in conformitate cu cerintele din Documentatia de atribuire .
• declaratia de conformitate si impartialitate - inainte de deschiderea odertelor se va semna de catre membrii comisiei.
• procesul verbal de deschidere a ofertelor: se va intocmi de catre membrii comisie, in urma verificarii documentelor de calificare, ofertelor tehnice si financiare, in functie de cerintele descries in documentatia de atribuire. . Termenele de analiza a ofertelor de catre autoritatile contractante sa nu depaseasca 20 de zile. In cazuri temeinic motivate, autoritatea contractanta poate prelungi perioada de evaluare cu cel mult 20 de zile
• raportul procedurii de atribuire a contractului de achizitie publica: : se va intocmi de catre membrii comisie, in urma verificarii si evaluarii ofertelor, in functie de criteriile si cerintele descrise in documentatia de atribuire .
• comunicarea acceptarii ofertei castigatoare si a rezultatului: se face in scris si nu mai tarziu de 3 zile lucratoare de la emiterea deciziilor respective.
• perioada de asteptatre: pana la semanrea contractului este de: a) 6 zile de la data transmiterii comunicarii privind rezultatul procedurii in cazul in care valoarea estimata este egala sau mai mica de 100.000 EURO (produse si servicii) sau de 750.000 EURO

( lucrari); b) 11 zile de la data transmiterii comunicarii privind rezultatul procedurii in

cazul in care valoarea estimata este egala sau mai mare de 100.000 EURO (produse si

servicii) sau de 750.000 EURO(lucrari)

• contractul achizitiei: forma simplificat se intocmested e catre Serviciul Tehnic sau forma detaliata, se intocmeste de catre Oficul Juridic.
• factura fiscala : emisa de catre furnizor/ prestatordupa livrarea produsului/ prestarea serviciului
• anuntul de atribuire: transmiterea catre SEAP a anuntului de atribuire se face dupa semnarea contractului in cel mult 48 de zile, de catre Serviciul Tehnic.